Privacy
Versie 1.4 – 1 augustus 2023
Als vereniging verwerkt Scouting Oost 1 persoonsgegevens voor de ledenadministratie, contributie-inning, activiteiten en verhuur van onze gebouwen en materialen. Hieronder beschrijven wij welke gegevens we hoe en waarvoor verwerken. De grondslag is in alle gevallen die van toestemming, tenzij anders vermeld.
Ledenadministratie
Wij verwerken gegevens voor onze ledenadministratie, zoals de naam van het lid, ouder/verzorger, donateur en/of vrijwilliger en hun adres- en contactgegevens en bankrekeningnummer. Van leden en vrijwilligers worden ook de geboortedatum en het geslacht opgeslagen. Deze gegevens zijn in te zien door het verenigings- en stichtingsbestuur en de leiding van de speltak van het lid.
Scouts Online
Dit gebeurt met behulp van Scouts Online van Scouting Nederland. De privacyverklaring van Scouting Nederland is hier te vinden. Hierin staat ook beschreven waarvoor deze gegevens gebruikt worden:
Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
(…) Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep, regio of vanuit Scouting Nederland. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.
Formulier website
Om je aan te melden, gegevens te wijzigen of af te melden, kun je op scoutingoost1.nl/ledenadministratie het formulier invullen. De gegevens uit dit formulier worden naar de secretaris en penningmeester van onze vereniging gestuurd. Zie Mail en Drive voor meer informatie hierover.
Gezondheidsformulieren
Voor zomerkamp en sommige weekenden vragen wij de leden een gezondheidsformulier in te vullen. Dit gebeurt via een formulier op onze Drive, zie Mail en Drive. Het gaat hierbij om allergieën, medicijngebruik, contactgegevens van de ouders/verzorgers en gegevens van de zorgverzekering. Deze gegevens worden gedurende het kamp of weekend door het stafteam gebruikt om rekening te houden met de allergieën en indien nodig toe te zien op het innemen van de medicijnen. De gegevens van de zorgverzekering worden enkel gebruikt indien een bezoek aan een huisarts of ziekenhuis noodzakelijk is. Uiterlijk vier weken na afloop van het zomerkamp of weekend worden deze gegevens weer verwijderd.
Contributie
Met de gegevens vanuit de ledenadministratie in Scouts Online innen we de contributie van leden. Hiervoor worden de naam van het lid en het rekeningnummer en de tenaamstelling verwerkt door ING. De penningmeester voert deze verwerkingen uit. De incasso-bestanden worden ook opgeslagen op onze Drive, zie Mail en Drive.
Papieren ledenlijsten
Soms maken we gebruik van hard copy ledenlijsten. Deze worden bijvoorbeeld gebruikt om bij te houden welke leden al het clubblad Lopend Vuurtje hebben ontvangen. Deze lijsten zijn dan alleen toegankelijk voor de stafteams en worden na gebruik weer vernietigd. Op een dergelijke lijst staan alleen de noodzakelijke gegevens, zoals bij het Lopend Vuurtje enkel de naam en het speltak van een lid.
Boekhouding
De boekhouding doen we met Conscribo. Betalingen aan onze rekening en storneringen worden daar dus opgeslagen met naam en rekeningnummer. Het verenigingsbestuur en de kascommissie hebben toegang tot deze gegevens.
Beeldmateriaal (foto en video)
Tijdens draaiavonden, weekenden, zomerkamp en andere activiteiten worden er mogelijk beeldopnames gemaakt. Leden kunnen toestemming geven voor het verspreiden van deze beelden via de website (waarbij we gebruik maken van Flickr) en onze openbaar toegankelijke sociale media kanalen, Facebook en Instagram ter promotie richting potentiële nieuwe leden en het up-to-date houden van familie en overige geïnteresseerden.
WhatsApp-groepen
Sommige speltakken hebben ook een WhatsApp-groep om snel te communiceren met de ouders/verzorgers en/of de leden zelf. Deze groepen worden gebruikt om updates over draaiavonden, aankomende evenementen en foto’s te delen. Berichten die in deze groep gedeeld worden zijn natuurlijk in te zien door iedere ouder/verzorger, lid en staflid in deze groep.
Verhuur
Voor het verhuren van onze gebouwen en materiaal verwerken wij de naam, emailadres, telefoonnummer en eventuele andere gegevens verstrekt in het opmerkingen-veld. Deze gegevens worden verzameld via het formulier op onze website en dit belandt in de mail, zoals beschreven in Mail en Drive. De verdere verwerking van deze gegevens gebeurt door de Stichting Scouting Oost 1 (KVK: 41197175). Eventuele te retourneren borg wordt teruggeboekt naar het rekeningnummer waarvan de huur is ontvangen.
Deze gegevens gebruiken we voor het plannen van de verhuur-momenten, communicatie over de verhuur en het afhandelen van de betalingen. Het gaat hierbij dus om grondslag van overeenkomst.
Mail en Drive
Voor onze mail en het opslaan van bestanden (foto’s, kampprogramma’s, begrotingen en exploitaties, etc.) gebruiken we Gmail en Google Drive van G Suite for Non Profits. Hiervoor hanteert Google dezelfde privacyverklaring als voor G Suite for Education. De mail en bestanden zijn alleen toegankelijk voor de personen die hier vanuit hun functie behoefte aan hebben. Zo heeft alleen het verenigingsbestuur toegang tot de incassobestanden en zijn mails verzonden aan een speltakmail (zoals bevers@scoutingoost1.nl) alleen door het betreffende stafteam in te zien. Hetzelfde geldt voor de verhuur van onze gebouwen en materiaal. Mails hierover en administratie hiervan staat in dit systeem en is enkel toegankelijk voor het stichtingsbestuur en de verhuur-verantwoordelijken.
Alle vrijwilligers (stafleden, bestuursleden, etc.) hebben een eigen account dat toegang heeft tot bepaalde onderdelen. Naast een sterk wachtwoord maken we hiervoor gebruik van tweestapsverificatie. Ook zijn bestanden op de Drive niet te delen buiten de organisatie. Verdere informatie over de beveiliging beschrijft Google zelf op de G Suite security and trust-pagina.
Grote Clubactie
We doen met onze vereniging mee met de Grote Clubactie. Om het online verkopen van loten mogelijk te maken, delen wij een lijst van namen met deze organisatie. Hoe zij omgaan met deze gegevens staat op de gegevens-pagina van de Grote Clubactie.
Veranderingen in dit beleid
Veranderingen in dit beleid zullen in principe worden gepresenteerd tijdens een groepsraad. Daarbij worden de wijzigingen dus ook gedeeld met alle leden via de uitnodiging voor deze groepsraad. Mocht het om praktische redenen nodig zijn om de wijzigingen eerder door te voeren, worden de leden per mail op de hoogte gesteld. Het aangepaste beleid wordt in elk geval ook op de website geplaatst.
Bewaartermijn
Alle gegevens die hierboven worden genoemd, met uitzondering van de gezondheidsformulieren en die in Scouts Online, worden voor onbepaalde tijd bewaard: in principe verwijderen we bijvoorbeeld geen oud beeldmateriaal of boekhouding.
Uiteraard kun je wel vragen om een kopie van de gegevens die we van je hebben (dit kan door in te loggen in Scouts Online en ons te mailen via bestuur@scoutingoost1.nl) en/of vragen om deze te verwijderen. Correcties van je gegevens kunnen doorgegeven worden via onze website of Scouts Online voor de ledenadministratie. Voor andere gegevens kun je ook naar bestuur@scoutingoost1.nl mailen. Dit is wel een handmatig proces en kan dus een tijdje duren.
Vragen
Mochten er nog vragen zijn over dit beleid, uw gegevens of de verwerking ervan, kunt u altijd mailen naar bestuur@scoutingoost1.nl.